ERP: Giải pháp phần mềm quản lý đa năng
Enterprise resource planning (ERP) là phần mềm tích hợp tất cả các khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN) vào một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu duy nhất. Từ đó, ERP cung cấp quy trình quản lý hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
| Sơ đồ mô phỏng hoạt động của ERP |
ERP giúp ích gì cho DN?
ERP ra đời với mục đích không sử dụng cho từng cá nhân mà giúp đỡ DN trong hoạt động thường nhật. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng/ban chức năng của DN trong một hệ thống phần mềm duy nhất để quản lý và theo dõi. Tuy nhiên, ERP cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của DN. Nói cách khác, ERP như một phần mềm khổng lồ có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng...
Do đó, khi một phần mềm ERP được xây dựng cần đảm bảo những yếu tố:
- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module): Ứng với từng chức năng kinh doanh của DN sẽ có một module phần mềm tương ứng. Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy vào khả năng tài chính và nhu cầu thực tế.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban trong DN
-
Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (Cost center) hay chiều phân tích (Dimension) qua đó, đánh giá được hiệu quả sản xuất kinh doanh.
-
Tính mở: ERP cho phép doanh nghiệp có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế tại từng giai đoạn khác nhau. Với đặc tính này doanh nghiệp có thể thêm hoặc mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.
Ngoài ra, ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP phải có tính dẫn hướng (driver) cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.
Tóm lại, khi đưa vào sử dụng ERP có thể giúp doanh nghiệp: Kiểm soát thông tin khách hàng; tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ; kiểm tra chất lượng, quản lý dự án; kiểm soát thông tin tài chính, lượng hàng tồn kho; chuẩn hóa hoạt động về nhân sự; giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty…
| ERP giúp hoạt động của NH được dễ dàng, thuận tiện và chính xác |
Ngân hàng có cần triển khai ERP?
Nói đến ngân hàng (NH) là nói đến các hoạt động liên quan đến tiền như: Tiền gửi, tiền vay, lãi suất, chuyển tiền... Người ta thường nhắc đến các tác nghiệp chính của NH mà quên rằng, bản thân NH cũng có những giao dịch thông thường như quản lý công nợ phải thu, các khoản phải trả, quản lý tài sản cố định, quản lý chi phí... Ngoài ra, NH còn có rất nhiều các lĩnh vực kinh doanh khác: Dịch vụ cho thuê tài chính, dịch vụ kinh doanh chứng khoán hay kinh doanh bảo hiểm, bất động sản...
Như vậy, NH cần được nhìn nhận như một DN đặc thù với lĩnh vực kinh doanh chính là tiền tệ, tín dụng và dịch vụ. Cũng như DN, các NH đều có nhu cầu đánh giá được hiệu quả hoạt động, cũng như trả lời được các câu hỏi: Mảng kinh doanh nào hiện đang cho hiệu quả lớn nhất? hệ thống khách hàng có được kiểm soát chặt chẽ? làm sao tối ưu hóa trong việc khai thác sử dụng dịch vụ?...
Với hệ thống ERP, các thông tin tác nghiệp của NH sẽ được tổng hợp, chế biến giúp cho các lãnh đạo của NH điều hành tốt hơn, có các quyết định chính xác hơn.
ERP khi được ứng dụng sẽ chia theo các loại hình hoạt động khác nhau của NH như: Kinh doanh; ứng dụng nội bộ; quản lý thuê mua tài chính, chứng khoán, nợ và khai thác tài sản, bất động sản... Từ đó, các số liệu sẽ được tập trung tại một hệ thống tổng hợp chính (General ledger). Hệ thống này giúp NH có thể khai thác số liệu qua hệ thống báo cáo tác nghiệp, báo cáo quản lý, các báo cáo phải nộp cho NH Nhà nước và các báo cáo phục vụ lãnh đạo.
Bên cạnh đó, NH vẫn cần các hệ thống ERP mở rộng khác như: Quản lý quan hệ khách hàng (CRM); phân tích và đánh giá hiệu năng hoạt động thông qua quản lý rủi ro (Risk Management); quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM), quản lý tỷ giá…
Vậy nên, ứng dụng ERP sẽ giúp hoạt động kinh doanh, quản trị của NH được dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn
Minh Khuê
