Dashboard - diện mạo mới của tri thức kinh doanh
Hiện nay trong các tổ chức thường tồn tại rất nhiều hệ thống báo cáo. Các nhà quản lý cấp cao khi cần xem thông tin phải truy cập vào từng hệ thống dẫn đến thông tin bị dàn trải, mất thời gian để tiếp cận. Điều đó có thể dẫn đến việc ra quyết định kinh doanh không được kịp thời. Vì vậy, nhu cầu đề ra là cần có một hệ thống, công cụ để trình bày các thông tin cần thiết một cách khoa học, ngắn gọn và giúp hỗ trợ phân tích một cách tối đa. Dashboard - bảng điều khiển kinh doanh sẽ giúp giải quyết các vấn đề đó.
Cũng giống như khi đang lái xe, các thông tin quan trọng về tốc độ, xăng dầu… được thể hiện trên bảng điều khiển giúp cho người điều khiển có thể xem các thông tin nhanh chóng. Ngày nay, các nhà quản lý cấp cao có xu hướng tăng cường sử dụng các dashboard để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của họ. Mục tiêu của dashboard là tổng hợp những KPI trọng yếu, trình bày dưới dạng hình ảnh trực quan, sinh động. Thông qua dashboard, các nhà quản lý cấp cao có thể theo dõi chiến lược và mục tiêu của tổ chức một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, việc sử dụng dashboard có thể nâng cao năng suất lao động, giảm tải nhiều yêu cầu báo cáo, giảm thời gian tổng hợp số liệu.
So với báo cáo thông thường là chỉ tổng hợp, phân tích dữ phục vụ nhu cầu hoạt động ngắn hạn (hằng ngày), Dashboard đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình phân tích và điều hành chiến lược trên quy mô toàn doanh nghiệp. Vì vậy, đối tượng sử dụng Dashboard là các nhà quản lý cấp cao.
Dashboard có nhiều tính năng ưu việt như: Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị di động; tính năng cảnh báo, ghi chú và gửi đến người dùng qua email... Bên cạnh khả năng tổng hợp dữ liệu, Dashboard còn có khả năng cho phép người dùng chi tiết hóa (drill-down) thông tin ở nhiều mức khác nhau, thậm chí đến mức thấp nhất là dữ liệu giao dịch. Tính năng xem chi tiết thông tin là một trong những tính năng quan trọng nhất của Dashboard vì tính năng này giúp người quản lý có thể phân tích/tìm hiểu được nguyên nhân của những vấn đề bất thường trong hoạt động kinh doanh, hay những biến động của thị trường nhằm đưa ra được những đối sách phù hợp hoặc những điều chỉnh kịp thời cho chiến lược kinh doanh.
Theo đối tượng sử dụng, dashboard được phân thành ba loại:
Tại VietinBank hiện nay, hệ thống tri thức kinh doanh (BI) đã được triển khai và sử dụng rộng rãi. Hệ thống BI cung cấp cho người dùng các bộ công cụ giúp khai thác thông tin báo cáo, phân tích số liệu chuyên sâu, trong đó có công cụ SAP Dashboard. Công cụ này cung cấp cho người dùng tính năng kéo, thả được cá nhân hóa và chức năng cảnh báo, biểu đồ trực quan hóa và nhiều tiện ích tương tác.
Với mục đích hỗ trợ tối đa Ban Lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh, Phòng Quản trị Thông tin Quản lý đã phối hợp với Phòng Quản lý Cân đối vốn và Kế hoạch tài chính sử dụng công cụ SAP Dashboard để xây dựng và triển khai các Dashboard theo dõi tình hình thực hiện kết quả kinh doanh toàn hàng, mang tính chiến lược, giúp cung cấp thông tin quản trị một cách toàn diện, khoa học, đầy đủ, chính xác và kịp thời.
| Một trong những mẫu dashboard (dữ liệu có tính chất minh họa) |
Bằng việc khai thác dữ liệu qua Dashboard, Ban Lãnh đạo có thể nắm được những thông tin quan trọng như: Tình hình thực hiện kết quả kinh doanh theo các lĩnh vực hoạt động, tình hình thực hiện kế hoạch, theo dõi tình hình tuân thủ các chỉ tiêu an toàn hoạt động...
Chắc chắn với Dashboard, thông tin phục vụ cho Ban Lãnh đạo các cấp không chỉ có một diện mạo mới mà còn hỗ trợ tối đa cho nhu cầu quản trị điều hành, ra quyết định kinh doanh tại VietinBank.
Lê Thanh Hiền
