Công tác đào tạo tại VietinBank thay đổi thế nào trong Kỷ nguyên 4.0?
Dưới tác động của cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, mọi lĩnh vực trong cuộc sống đều thay đổi mạnh mẽ. Công tác đào tạo của Trường Đào tạo & Phát triển Nguồn nhân lực VietinBank (Trường) cũng không nằm ngoài quỹ đạo đó. Nhiều khâu trong quá trình đào tạo đã được cải tiến, ứng dụng công nghệ mới nhằm mục tiêu cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho VietinBank. Vậy những đổi mới đó đã diễn ra như thế nào, nó khác gì với cách đào tạo truyền thống và hiệu quả chúng mang lại ra sao? Bài viết này sẽ trả lời cho độc giả những câu hỏi đó.
| Học viên thực hiện điểm danh điện tử bằng quét mã QR Code |
Đột phá trong tổ chức lớp học
Trước đây quy định về quản lý đào tạo của VietinBank khi tham gia các khóa học, học viên (HV) đều điểm danh bằng hình thức ký tên trên bản cứng. Điều này gây ra không ít phiền toái, đặc biệt là với những lớp học đông hoặc học dài ngày khi HV phải xếp hàng dài để chờ tìm và ký tên trên giấy. Việc thống kê số buổi học và suất ăn của HV sau khóa học cũng làm mất nhiều thời gian của cán bộ quản lý lớp, ảnh hưởng đến việc giảng dạy.
Để khắc phục những hạn chế trên, Trường đã nghiên cứu và xây dựng thành công chức năng “Điểm danh điện tử”, bắt đầu ứng dụng từ tháng 11/2018. Trước khi lớp học diễn ra, phần mềm sẽ tự động sinh mã QR Code và gửi trực tiếp tới email của HV. Khi đó HV dùng mã QR này quét tại máy scan để điểm danh trước các buổi học. Sự đổi mới này đã thực sự giúp cán bộ quản lý lớp tiết kiệm thời gian và việc thanh toán hồ sơ lớp học sau đào tạo cũng được đẩy nhanh tiến độ.
Phiếu khảo sát điện tử
Thông thường việc lấy ý kiến được thực hiện dưới hình thức phát phiếu giấy tới HV cuối khóa học. Mặc dù thường xuyên nghiên cứu, cải tiến hình thức và nội dung các phiếu ý kiến nhưng vẫn còn tồn tại hạn chế như: HV không hào hứng thực hiện khảo sát trên giấy; số lượng chương trình đào tạo nhiều và số lượng HV khá lớn nên việc in phiếu ý kiến cũng chiếm một phần kinh phí không nhỏ; việc tổng hợp ý kiến thủ công rất mất thời gian của cán bộ…
Năm 2018, Hệ thống khảo sát online có tên Lime Survey (phiếu khảo sát điện tử) đã được Trường khai thác và đưa vào sử dụng. Kết thúc mỗi khóa học, HV sẽ nhận được email kèm đường dẫn mời thực hiện khảo sát, đánh giá về lớp học trên máy tính và điện thoại bằng mạng Internet. Nhờ đó chất lượng các bản đánh giá đã tăng lên do HV cảm thấy việc thao tác trên điện thoại, máy tính thuận tiện, tương tác cao hơn.
Từng bước tự động hóa công tác quản lý đào tạo
Từ năm 2017 trở về trước, việc quản lý hồ sơ lớp học, thông tin của giảng viên, thống kê giờ giảng của giảng viên, chi phí đào tạo... tại Trường được thực hiện thủ công bằng tay trên các file Excel hoặc trên cổng thông tin share-point. Nhiều cá nhân cùng thực hiện một thời điểm nên việc tổng hợp, xử lý dữ liệu luôn mất rất nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót.
Thấu hiểu điều này, phần mềm Quản lý hồ sơ lớp học đã được nghiên cứu phát triển với 3 mục tiêu chính: (i) Hiện đại hóa công tác quản lý đào tạo, giảm thiểu tối đa các thao tác thủ công…; (ii) Quản lý tập trung hồ sơ, dữ liệu liên quan đến đào tạo, khi cần có thể chiết xuất các báo cáo về đào tạo một cách nhanh chóng, dễ dàng; (iii) Tăng cường công cụ kiểm tra/giám sát cho lãnh đạo phụ trách, phòng ngừa rủi ro trong công tác thống kê, báo cáo...
Từ khi được đưa vào sử dụng, phần mềm đã giúp cho việc luân chuyển thông tin nhất quán và nhanh chóng, nâng cao chất lượng quản lý dạy và học. Đây cũng chính là cẩm nang giúp tra cứu dữ liệu, xuất báo cáo, vinh danh giảng viên, chuẩn hóa thông tin đầu vào trong toàn hệ thống VietinBank.
| Chuyên gia cao cấp Trần Lệ Thu trao đổi với học viên thông qua ứng dụng Workplace |
Nâng cao chất lượng chương trình
Phát triển đào tạo trực tuyến luôn được Trường coi là nhiệm vụ trọng tâm để nâng cao hiệu quả, tiết giảm chi phí. Từ năm 2011, Trường đã triển khai Hệ thống đào tạo trực tuyến E-learning giúp HV có thể học tập mọi lúc, mọi nơi có kết nối Internet.
Nội dung các bài giảng cũng được xây dựng bao trùm hầu như toàn bộ các kỹ năng, nghiệp vụ theo khung đào tạo từng vị trí cán bộ. Kiến thức nghiệp vụ kỹ năng được cập nhật thường xuyên thông qua mô phỏng, liên hệ thực tế sinh động bằng hình ảnh, clip, tình huống, mini game, quicktest trong suốt quá trình học đã tăng tính tương tác, lôi cuốn học viên. Có thể dẫn chứng Ứng dụng Remote Expert (chuyên gia từ xa) đã hỗ trợ HV chủ động rèn luyện tình huống thực tiễn tại nhà hoặc khi trở về chi nhánh.
Ứng dụng lớp học ảo cũng đã giúp tăng tính chủ động cho từng HV có thể học/trao đổi với giảng viên/chuyên gia cùng các tài liệu được chia sẻ trên white board (bảng trắng) tương tác như học offline. Mặt khác những tiện ích của ứng dụng Workplace cũng được vận dụng sáng tạo trong hoạt động đào tạo, tạo điều kiện cho HV có cơ hội được kết nối “trực tiếp ảo” với các chuyên gia.
Dưới tác động của cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, môi trường giáo dục và đào tạo của Trường đã trở nên hiện đại, hiệu quả và mang tính tương tác cao. Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ mới đã nhận được những đánh giá, phản hồi rất tích cực của HV, được các đơn vị trên toàn hệ thống VietinBank đánh giá cao.
Trong những năm tới, Trường sẽ tiếp tục hiện đại hóa mạnh mẽ hơn nữa, góp phần đổi mới hoạt động đào tạo để bắt kịp xu thế trên thế giới và Kỷ nguyên 4.0.
| Màn hình phần mềm Quản lý hồ sơ lớp học do Trường Đào tạo & Phát triển Nguồn nhân lực VietinBank xây dựng và phát triển |
Hoàng Thị Tú Minh
