Tin tức sự kiện Ngày 24/7/2019 08:00

Trung tâm Quản lý tiền mặt Hà Nội đồng hành cùng Sáng kiến Kaizen

Chức năng “Xuất tiền đầu ngày theo lô” do Trung tâm Quản lý tiền mặt (TTQLTM) Hà Nội nghiên cứu, xây dựng đã mang lại hiệu quả cao trong quản trị điều hành, giảm thiểu rủi ro toàn hàng. Phát huy thành tích này, TTQLTM Hà Nội tiếp tục đồng hành cùng Sáng kiến Kaizen để đóng góp những ý tưởng mới góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ của VietinBank.

Các cán bộ, nhân viên làm việc tại TTQLTM Hà Nội

Là 1 trong 5 TTQLTM thuộc VietinBank, TTQLTM Hà Nội đảm nhiệm vai trò điều hòa tiền mặt cho các chi nhánh (CN), phòng giao dịch (PGD) trên địa bàn TP. Hà Nội.

Theo đó, hằng ngày TTQLTM Hà Nội luôn phải bố trí 8 giao dịch viên (GDV), 3 kiểm soát viên (KSV) thực hiện thủ công trung bình hơn 200 bút toán cho từng giao dịch xuất tiền đầu ngày của 135 PGD. Đặc biệt, TTQLTM Hà Nội phải đảm bảo hiệu quả trong điều kiện thời gian tác nghiệp buổi sáng ngắn, yêu cầu 100% giao dịch phải hoàn thành trước giờ toàn hệ thống mở cửa đón tiếp khách hàng. Cùng với đó, GDV còn phải in sẵn 2 liên phiếu chi tiền cho PGD từ ngày hôm trước làm căn cứ tiếp quỹ. Song song với áp lực vừa đi làm sớm, vừa phải thực hiện nhiều lệnh thủ công, nhiều PGD, GDV khó tránh khỏi nhầm lẫn, sai xót (như chi sai tên PGD, chi nhầm cơ cấu tiền, sai tổng số tiền cần tiếp quỹ, nhầm lẫn tên chủ hàng điều chuyển giữa các tuyến…). Điều này đã ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng nghiệp vụ của TTQLTM Hà Nội nói riêng và của các CN nói chung.

Trước thực trạng này, Ban Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên TTQLTM Hà Nội trăn trở: “Làm thế nào để hạn chế tối đa các lỗi nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo xử lý nhanh và chính xác công việc trong thời gian ngắn, khắc phục tình trạng cán bộ đi sớm triền miên…?”. Nhiều ý tưởng nảy sinh, nhiều cuộc họp được tổ chức và trong đó có một ý tưởng được lựa chọn và tập thể TTQLTM Hà Nội - đặc biệt là Phó Giám đốc TTQLTM Hà Nội cùng GDV kỳ cựu nghiên cứu triển khai đó là: Chức năng “Xuất tiền đầu ngày theo lô”.

Với những điểm ưu việt là nhanh chóng, chính xác, hoàn thành các yêu cầu đặt ra cũng như tiến độ cần đạt được… Kịch bản thử nghiệm đã được TTQLTM Hà Nội xây dựng, chuyển sang Trung tâm Công nghệ thông tin (TT CNTT) và Ban Quản lý dự án (BQL DA). Sau 4 tháng nỗ lực, tích cực tương tác của nhóm Dự án tại TTQLTM Hà Nội, chương trình cơ bản hoàn thành và được thử nghiệm. Miệt mài sau gần 3 tháng ròng không kể ngoài giờ, ngày nghỉ cuối tuần hay dịp lễ Tết, các cán bộ tham gia triển khai cùng BQL DA một mặt vẫn duy trì lịch làm việc hằng ngày để đảm bảo công việc thông suốt, mặt khác luôn đồng hành cùng BQL DA thực hiện kiểm tra, chạy và xử lý các tình huống phát sinh gây ra lỗi trên môi trường thử nghiệm. Cuối cùng TT CNTT và BQL DA đã chính thức cập nhật vào hệ thống chức năng “Xuất tiền đầu ngày theo lô” từ tháng 9/2018 tại 5 TTQLTM và 155 CN trong hệ thống.

Đây là sáng kiến cải tiến được toàn hệ thống đón nhận, đặc biệt tại CN có nhiều PGD tích cực triển khai thay thế hoàn toàn giao dịch thủ công trước đây. Thực tế chức năng mới này đã đem lại nhiều hiệu quả cao trong quản trị điều hành, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của TTQLTM và các CN. Chương trình đã giúp toàn hàng:

Tăng năng suất lao động;
Tăng độ chính xác trong xử lý giao dịch;
Giảm thiểu được rủi ro trong tác nghiệp
Giảm thời gian cán bộ phải đi làm sớm trong ngày: Tính toàn hàng (160 đơn vị) áp dụng chức năng này đã rút ngắn được khoảng 24.000 giờ/năm giúp cán bộ có thêm thời gian bên gia đình, cân bằng công việc và cuộc sống, thêm gắn kết với công việc, với VietinBank.

Chức năng này triển khai thành công, tại TTQLTM Hà Nội không còn trường hợp 8 GDV phải đi làm sớm; đồng thời giao dịch được xử lý nhanh gọn, đảm bảo hoàn thành sớm. Điều này được coi là nội dung vượt kế hoạch mong muốn của TTQLTM Hà Nội và đem lại lợi ích lớn cho toàn hàng.

Với thành công này, các cán bộ tham gia triển khai sáng kiến đã được Ban Lãnh đạo TTQLTM Hà Nội khen thưởng kịp thời. Đây cũng là sáng kiến cải tiến được Khối Vận hành tuyên dương, vinh danh trong hoạt động. Song song với sáng kiến “Xuất tiền đầu ngày theo lô”, các ý tưởng về tiết kiệm giấy in khi tạo barcode phiếu chi đầu ngày, chương trình hỗ trợ phân tuyến ATM, chương trình quản lý lịch trình... được các cán bộ đề xuất và triển khai kịp thời tại TTQLTM Hà Nội góp phần mang lại hiệu quả công việc cao.

Phát huy thành tích đã đạt được, TTQLTM Hà Nội tiếp tục đưa yêu cầu nghiên cứu, đăng ký thực hiện Sáng kiến Kaizen vào nội dung phát động thi đua hằng năm. Ban Lãnh đạo TTQLTM Hà Nội kỳ vọng nhiều sáng kiến tiếp tục được hoàn thiện nhằm góp phần tích cực vào công tác cải cách thủ tục hành chính, tinh giảm quy trình, tăng cường quản trị rủi ro của TTQLTM nói riêng và của hệ thống VietinBank nói chung.