»

Giá vàng giao ngay thế giới 8h47' ngày 25/4: 155,87 USD/chỉ. Giá vàng 9999 tại Hà Nội 8h14' ngày 25/4 mua: 3542 nghìn đồng/chỉ, bán: 3550 nghìn đồng/chỉ. Chỉ số chứng khoán ngày 24/4: VN-Index: 570,46 + 1,10 HNX-Index : 80,00 + 0,10 Thời gian giao dịch phục vụ khách hàng tại các Chi nhánh, PGD, QTK của VietinBank – Từ thứ 2 tới thứ 6: Từ đầu giờ sáng tới 17h30; Thứ 7: Từ đầu giờ sáng tới 12h (trừ ngày lễ, tết).

Phương pháp Quản lý chuyển đổi trong triển khai dự án

Vũ Thêm - Thanh Nga
PMO

Trong lịch sử hình thành và phát triển của mình, các công ty, tập đoàn lớn trên thế giới luôn có những thay đổi, điều chỉnh nhằm theo kịp xu thế của thời đại cũng như đòi hỏi của quá trình kinh doanh. Qua những lần thay đổi đó, các tổ chức đã đúc rút ra những phương pháp Quản lý chuyển đổi (QLCĐ) và được phát triển bởi các tổ chức uy tín trên thế giới, giúp cho việc thay đổi đó đem lại thành công theo kế hoạch ban đầu.

1. QLCĐ mang lại lợi ích gì?
Trước, trong và sau quá trình triển khai, các dự án sẽ tác động thay đổi tới quy trình nghiệp vụ, công nghệ mới đối với người sử dụng, cơ cấu tổ chức các phòng ban.“Mọi sự thay đổi đều mang theo nó những hoài nghi”, các bên liên quan có thể từ chối, tìm cách để tránh thay đổi, hoặc có thể chỉ miễn cưỡng chấp nhận một phần thay đổi và không nhận thấy lợi ích của thay đổi mang lại. Những quan ngại này nhiều khi dẫn tới việc thay đổi không khả thi và sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, một số hoạt động nghiệp vụ bị ngưng trệ nhiều hơn so với kế hoạch. Tâm trạng hồ nghi, bất an sẽ gây ảnh hưởng tới tinh thần làm việc của người lao động.

Mô tả trạng thái tâm lý khi có thay đổi.

Mục tiêu của QLCĐ hay  quản lý thay đổi liên quan đến tổ chức (Organizational Change Management) chính là làm sao giúp cho công tác triển khai dự án được thực hiện một cách mềm mại nhất, các đối tượng liên quan hiểu rõ các lợi ích, vai trò, trách nhiệm của mình trong dự án và được trang bị các kỹ năng phù hợp để tiếp nhận các sản phẩm của dự án.

QLCĐ là một quá trình trong các quá trình thực hiện triển khai dự án. QLCĐ được hiểu ở hai khía cạnh: QLCĐ trong nội tại dự án (phạm vi công việc, yêu cầu, nguồn lực, thời gian…) và QLCĐ bên ngoài dự án (QLCĐ của tổ chức khi triển khai dự án).

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, QLCĐ tốt mang lại lợi ích đáng ngạc nhiên như: Đơn vị tiết kiệm được 24% tổng chi phí triển khai nếu có các QLCĐ hiệu quả; các dự án với phạm vi QLCĐ được xác định rõ ràng sẽ rút ngắn được 14% thời gian triển khai; Một dự án với chiến lược QLCĐ tốt, lợi ích thực tế có thể thu được nhiều hơn 68% so với những dự án không có QLCĐ cụ thể;…

2. Bước đầu để QLCĐ tốt

Khung phương pháp QLCĐ.

Công tác QLCĐ sẽ được thực hiện tốt khi có kế hoạch QLCĐ kỹ lưỡng và khoa học. Kế hoạch QLCĐ trước hết phải thực hiện được công tác phân tích bên liên quan, đánh giá ảnh hưởng của thay đổi, đánh giá khả năng sẵn sàng. Khi tiến hành thực thi, QLCĐ sử dụng các công cụ là công tác truyền thông, mạng lưới chuyển đổi, đào tạo và hỗ trợ thực hiện.

Phân tích các bên liên quan (Stakeholder Analysis) là bước đầu tiên trong QLCĐ. Bên liên quan là những cá nhân hoặc các nhóm bị tác động trực tiếp hoặc gián tiếp và có khả năng ảnh hưởng đến thành công của dự án. Ngoài ra còn bao gồm một nhóm rộng hơn, đó là nhóm người quan tâm đến dự án. Phân tích các bên liên quan làm rõ những mong muốn và kỳ vọng của các bên đối với dự án về các mục tiêu, quy trình nghiệp vụ, các kết quả cần thiết,… mà dự án phải thực hiện. Phân tích các bên liên quan sẽ xác định các nhóm liên quan và những người chủ chốt, hiểu được mục tiêu và những kỳ vọng của họ đối với dự án, xác định mức độ ảnh hưởng của dự án đối với nhóm liên quan, phân tích tổng thể cam kết và sự sẵn sàng chuyển đổi của tất cả những người liên quan để đánh giá liệu chuyển đổi sẽ thành công hay thất bại.

Phương pháp Phân tích tác động của dự án đối với tổ chức.

Đánh giá tác động với tổ chức (Organizational Impact Assessment) là hoạt động để hiểu và nắm bắt được những thay đổi đối với các quy trình nghiệp vụ và hệ thống hiện tại khi vận hành quy trình nghiệp vụ và hệ thống mới, từ đó có kế hoạch và hành động can thiệp cụ thể cho mỗi ảnh hưởng.

Các tác động mà dự án đem lại cho tổ chức có thể chia theo 5 khía cạnh chi tiết: Đường lối vận hành/cách thức làm việc; Nội dung công việc; Kỹ năng/ kiến thức; Khối lượng công việc; và Cơ cấu tổ chức.

Kết quả đánh giá ảnh hưởng của thay đổi là đưa ra được Bảng đánh giá ảnh hưởng và Báo cáo đánh giá ảnh hưởng. Bảng đánh giá ảnh hưởng tập hợp các đánh giá thay đổi ảnh hưởng như thế nào tới các bên liên quan khi chuyển từ trạng thái hiện thời sang trạng thái tương lai. Mô tả những thay đổi ở mức tổng thể trong tổ chức, các yêu cầu về kỹ năng/ kiến thức, văn hóa, quy trình và hệ thống, cách thức ảnh hưởng và các can thiệp cần có để hỗ trợ cho việc thay đổi. Báo cáo đánh giá ảnh hưởng tổng hợp đánh giá ảnh hưởng của tất cả các thay đổi. Báo cáo này sẽ được trình bày cho những người có vai trò trọng yếu trong dự án và các thành viên trong mạng lưới thay đổi. Kết quả này là đầu vào triển khai các công đoạn tiếp theo như Đánh giá khả năng sẵn sàng, Truyền thông, Đào tạo,…

Đánh giá khả năng sẵn sàng (Business Readiness Assessment) là thước đo đảm bảo rằng đến thời điểm triển khai hệ thống mới, đội dự án và những người có trách nhiệm cao nhất có thể định liệu tất cả đã sẵn sàng (hoàn thành việc đào tạo, hệ thống và con người sẵn sàng) cho việc vận hành chính thức hệ thống mới hay chưa. Đánh giá khả năng sẵn sàng sẽ đảm bảo và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về khả năng sẵn sàng vận hành hệ thống mới của toàn bộ tổ chức; Bảm bảo việc cam kết thực thi các thay đổi sẽ thành công; Xác định, giám sát các công việc và nguồn lực cần thiết để chuẩn bị cho quá trình chuyển giao thay đổi.

Thiết lập mạng lưới chuyển đổi, sử dụng truyền thông và đào tạo
Thiết lập mạng lưới chuyển đổi (Change Network) bao gồm một nhóm người trong tổ chức để hỗ trợ thực hiện chuyển đổi sang hệ thống mới thông qua tổ chức và nâng cao mức độ cam kết của tất cả mọi người đối với dự án. Mạng lưới chuyển đổi hoạt động như là phương tiện để đảm bảo cho quá trình chuyển đổi thành công, thông qua mạng lưới các thành viên trải dài toàn bộ đơn vị.

Các thành viên mạng lưới là đại diện đơn vị liên quan đến dự án, từ Ban lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng ban Trụ sở chính đến các Giám đốc chi nhánh cũng như người sử dụng chủ chốt. Thông qua mạng lưới chuyển đổi, bảo trợ mạng lưới chuyển đổi (thông thường là Trưởng ban Quản lý dự án) đưa ra chỉ đạo và thực hiện phê chuẩn các thông điệp truyền thông xuống các cấp bên dưới nhằm tác động tới những con người trong các bộ phận bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.

Truyền thông (Communication) là phương pháp mà qua đó có thể hình thành sự nhận thức, thúc đẩy sự hiểu biết và đẩy mạnh việc chấp nhận cũng như bày tỏ sự chấp nhận đối với dự án. Thông qua truyền thông nhằm đem đến những hiểu biết về dự án, về giải pháp và ứng dụng dự án triển khai từ đó, các đối tượng truyền thông có được đầy đủ thông tin về dự án, hiểu được dự án sẽ tác động đến mình như thế nào để có thể chuẩn bị sẵn sàng về tinh thần và kiến thức khi dự án đưa vào triển khai tại đơn vị.

Phương pháp đào tạo & hỗ trợ thực hiện.

Đào tạo và hỗ trợ thực hiện là một thành phần rất quan trọng trong dự án để có thể hỗ trợ các hệ thống mới được xây dựng, khi mà các cán bộ phải chuyển sang sử dụng hệ thống phần mềm ứng dụng với công nghệ mới. Lựa chọn phương pháp đào tạo hiệu quả là yếu tố then chốt cho việc xây dựng kiến thức và các kỹ năng mà cán bộ cần có để công việc được tiến hành một cách thuận lợi và chính xác.

Chiến lược đào tạo được tích hợp chặt chẽ với truyền thông để cung cấp cho cán bộ những hỗ trợ trong quá trình chuyển đổi nghiệp vụ. Hai chiến lược này kết hợp với nhau và được thiết kế để đảm bảo rằng các cán bộ thực sự đã được trang bị đủ các kỹ năng cần thiết, sẵn sàng tiếp quản hệ thống và quy trình nghiệp vụ khi hệ thống mới được triển khai.

Tóm lại, công tác QLCĐ cần được thực thi và phát huy vai trò của mình để đảm bảo cho thắng lợi của dự án, từ đó thực hiện tốt mục tiêu mở rộng quy mô hoạt động, phát triển và đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị trên thị trường./.